Informations générales

Référence

2025-513  

Description du poste

Métier

Evénementiel et Voyages - Projet

Intitulé du poste

Alternance - Assistant.e Chef de Projet - HOPSCOTCH CONGRES H/F

Contrat

Contrat apprentissage

Description de la mission

QUI SOMMES NOUS ?

La société HOPSCOTCH CONGRES est spécialisée dans l'organisation de réunions professionnelles et de congrès, intervient majoritairement dans le domaine de la santé mais également pour les communautés
scientifiques, les institutions et les fédérations professionnelles.

La société est organisée autour de 3 pôles stratégiques :
• PCO, Organisateur Professionnel de Congrès : notre vocation est d'accompagner nos clients dans l'organisation de leur congrès et dans l'élaboration leurs candidatures à l'organisation de congrès internationaux
• Gestion d'associations : notre rôle est d'épauler nos clients sur les tâches administratives de leur structure, d'assurer le suivi de leurs projets annuels et de dynamiser leur association.
• Accueil & hébergement : En tant que centrale de réservation hôtelière, nous sécurisons pour chacun de nos événements les hôtels nécessaires à l'accueil des participants.

→ Notre mission : délivrer du conseil, une expertise métier et un processus rigoureux afin de concevoir les moments phares de la communauté de nos clients.

MISSIONS

Sous la supervision d'un.e Chef.fe de Projet, vous aurez comme mission principale :
Assister votre N+1 dans toutes les missions d'organisation de congrès.

Vos missions d'organisation de congrès seront entre autres :

➢ Prestataires :
• Lancement, analyse et suivi des devis
• Gestion des prestataires (lieu, accueil, catering, hôtes(ses), imprimeur, technique, etc.)
• Contrôle des prestations en amont et sur site
• Gestion post évènement (contrôle factures)

➢ Partenaires :
• Participer à la réflexion sur la mise en place des Partenariats en collaboration avec l'équipe commerciale
• Assurer le placement des partenaires (exposition)
• Assurer le suivi et la bonne mise en place des autres formes de partenariats (sympo,..)
• Participer au suivi et au relationnel sur site

➢ Communication / Edition / Marketing opérationnel et digital :
• Mise en place du site Web de l'événement
• Animation des Réseaux sociaux : Linkedin, Twitter, Facebook,…
• Assurer l'édition et le suivi des supports de communications : programme, flyers, affiche, abstract book, newsletter
• Assurer le cas échéant la mise en place de l'application mobile

➢ Scientifique :
• Elaboration et suivi du programme scientifique
• Préparation des réunions des Comités, prise de note et compte rendu
• Assurer la relation avec les intervenants (Prise en charge : hôtel, transport, remboursement de frais) en amont et en aval du congrès.

➢ Programmes Sociaux :
• Assurer l'organisation des éventuels programmes sociaux : Diner de Gala, Cocktail, …
• Assurer la communication auprès de/le suivi des invités

➢ S'assurer que toutes les prestations réalisées dans le cadre des événements se font dans le cadre de notre système de management responsable (SMR) certifié ISO 20121

Profil

• Actuellement en formation Bac+4/5 événementiel/communication ou équivalent
• Désireux.se d'apprendre les bases du métier pour évoluer
• Avec un bon niveau d'anglais
• De nature organisé.e et autonome
• Curieux.se et volontaire
• Souriant.e
• Capable de gérer le stress dans les périodes « coups de feu »
• Capable de prendre du recul et de prioriser les tâches urgentes des autres
• Attentif.ve à sa présentation (écrite, parlée), soucieux.se de ses capacités rédactionnelles
• A minima une expérience dans le secteur professionnel de l'événementiel/Salon/Congrès

CE QUE NOUS PROPOSONS

• Mutuelle prise en charge à 50%
• Abonnement de transport pris en charge à 50%
• Ticket resto à 11€/jour
• Forfait mobilité durable si vous utilisez des transports à mobilité douce
• Participation
• Supers locaux à Lyon
• Mais surtout, un environnement stimulant :
○ Échanges avec les équipes internationales
○ Variété d'agences au sein du groupe aux spécialités sectorielles et métiers
○ Groupe soucieux de faire émerger l'intelligence collective
○ Démarche RSE à tous niveaux
○ Fonctionnement “test and learn” avec un fort esprit intrapreunarial

MODALITÉS

• Type de contrat : Alternance avec un rythme 4j/1j
• Localisation : Lyon
• Disponibilité : Fin août 2025

Pour postuler, merci d'envoyer votre CV ainsi qu'un message de motivation à Margot Chesterman et Eva Tatin aux adresses suivantes : mchesterman@hopscotchcongres.com et etatin@hopscotchcongres.com

Le groupe HOPSCOTCH étant engagé dans la promotion de la diversité, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Auvergne-Rhône-Alpes, Rhône (69)

Ville

Lyon

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

4- Master ou MBA

Niveau d'expérience min. requis

Inférieur à 2 ans